POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE IUSATIC ABOGADOS & CONSULTORES S.A.S
Es Objeto de la presente política de tratamiento de datos incorporar a IUSATIC ABOGADOS & CONSULTORES S.A.S. el desarrollo, al interior de los procesos de nuestra firma, el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política, en los términos señalados por la ley 1581 de 2012 – Ley de Protección de Datos de Carácter Personal.
La presente política de tratamiento de datos y los principios y disposiciones contenidos serán aplicables a los datos personales registrados en IUSATIC ABOGADOS & CONSULTORES S.A.S.
A los efectos de la presente política se tendrán en cuenta las siguientes definiciones contenidas en la ley 1581 de 2012 – ley de Protección de Datos de Carácter Personal.
a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
d) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento; para el caso IUSATIC ABOGADOS & CONSULTORES S.A.S.
e) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos; para el caso IUSATIC ABOGADOS & CONSULTORES S.A.S.
f) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
g) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS POR IUSATIC ABOGADOS & CONSULTORES S.A.S.
A los efectos de la presente política se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios:
a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento realizado por IUSATIC ABOGADOS & CONSULTORES S.A.S. es una actividad reglada que se sujeta a los señalado en la ley 1581 de 2012.
b) Principio de finalidad: El Tratamiento de datos realizado por IUSATIC ABOGADOS & CONSULTORES S.A.S. obedece de forma específica al cumplimiento del objeto social registrado en la Cámara de Comercio de Bogotá y que consta en el certificado de existencia y representación legal.
c) Principio de libertad: El Tratamiento realizado por IUSATIC ABOGADOS & CONSULTORES S.A.S. sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no serán obtenidos o divulgados sin previa autorización, del titular.
d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento por IUSATIC ABOGADOS & CONSULTORES S.A.S. es veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No se tratan datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error, por ello el titular de los datos es responsable de que la información suministrada sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
e) Principio de transparencia: En el Tratamiento se garantiza el derecho del Titular a obtener de IUSATIC ABOGADOS & CONSULTORES S.A.S., en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
f) Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales tratados por IUSATIC ABOGADOS & CONSULTORES S.A.S. salvo la información pública, no estarán disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.
g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por IUSATIC ABOGADOS & CONSULTORES S.A.S. se maneja con las medidas técnicas, humanas y administrativas que necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales realizado por IUSATIC ABOGADOS & CONSULTORES S.A.S. y que no tengan la naturaleza de públicos garantizan la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
DATOS SENSIBLES.
IUSATIC ABOGADOS & CONSULTORES S.A.S. no trata datos sensibles, entendiéndose por ellos aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Sin embargo IUSATIC ABOGADOS & CONSULTORES S.A.S. podría tratar los mismos siempre que:
a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización;
b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización;
c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular;
d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;
e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES
IUSATIC ABOGADOS & CONSULTORES S.A.S. no trata datos de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.
DERECHOS DE LOS TITULARES
IUSATIC ABOGADOS & CONSULTORES S.A.S. comunica a los titulares de los datos que tienen los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a IUSATIC ABOGADOS & CONSULTORES S.A.S. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a IUSATIC ABOGADOS & CONSULTORES S.A.S salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.
c) Ser informado por IUSATIC ABOGADOS & CONSULTORES S.A.S , previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la presente política o a la ley.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato a IUSATIC ABOGADOS & CONSULTORES S.A.S cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento IUSATIC ABOGADOS & CONSULTORES S.A.S han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
DE LA AUTORIZACIÓN:
Con la aceptación de la presente política usted autoriza de forma previa e informada que sus datos sean tratados en los términos aquí establecidos.
Se debe señalar que no se requerirá la autoización si se tratara de:
a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
b) Datos de naturaleza pública;
c) Casos de urgencia médica o sanitaria;
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
Sin embargo IUSATIC ABOGADOS & CONSULTORES S.A.S en todo caso cumplirá con las disposiciones contenidas en la ley de protección de datos personales.
Con la presente IUSATIC ABOGADOS & CONSULTORES S.A.S informa al titular de los datos de manera clara y expresa lo siguiente:
a) El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo, se circunscribe al objeto social registrado en la cámara de comercio y el certificado de existencia y representación legal.
b) Es facultativo la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.
c) Los derechos que le asisten como Titular; señalados en el apartado anterior.
d) IUSATIC ABOGADOS & CONSULTORES S.A.S tratará sus datos personales de forma directa y a través de la dirección www.iusatic.com , Tel. 3143685572 y mail ius@iusatic.com.
CONSULTAS.
Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en IUSATIC ABOGADOS & CONSULTORES S.A.S y se asume el compromiso de suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
La consulta se formulará por medio del correo ius@iusatic.com y será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
RECLAMOS.
El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos de IUSATIC ABOGADOS & CONSULTORES S.A.S debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes, podrán presentar un reclamo ante IUSATIC ABOGADOS & CONSULTORES S.A.S el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
- El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida IUSATIC ABOGADOS & CONSULTORES S.A.S, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
- Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
- El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
SON DEBERES DE IUSATIC ABOGADOS & CONSULTORES S.A.S.
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;
i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;
k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
SON DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO. Los Encargados por IUSATIC ABOGADOS & CONSULTORES S.A.S del Tratamiento, o del propio IUSATIC ABOGADOS & CONSULTORES en caso de haber coincidencia en una y otra calidad, se obligan a:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley;
d) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley;
f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;
g) Registrar en la base de datos las leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente ley;
h) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
IUSATIC ABOGADOS & CONSULTORES S.A.S no transfiere datos personales de cualquier tipo a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia.
IUSATIC ABOGADOS & CONSULTORES S.A.S en caso de transferir datos a terceros países, determinará que sea:
a) Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia;
b) Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el Tratamiento del Titular por razones de salud o higiene pública;
c) Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable;
d) Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad;
e) Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el Responsable del Tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular;
f) Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
Política de tratamiento de datos elaborada por IUSATIC ABOGADOS & CONSULTORES S.A.S. con NIT 901.108.968-8